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Cartoflex se complace en darles una cálida bienvenida a nuestro portal web, esperamos que en este espacio pueda encontrar los productos y servicios acorde con las necesidades específicas de su empresa. Lo invitamos a que nos proporcione sus datos para brindarle una atención preferencial.

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Cartoflex se permite informar a todos su clientes, proveedores, empleados, accionistas y demás personas interesadas, en la forma como se tratarán sus datos personales acorde con la siguiente política institucional:

Política de Protección de Datos Personales


  • 1. OBJETO

    El presente documento tiene por objeto reglamentar las políticas y procedimientos que serán aplicables en el manejo de la información de datos personales por parte de Cartoflex S.A.S., según las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

  • 2. RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO

    Cartoflex S.A.S. es la persona jurídica que decide sobre el tratamiento de la información contenida en sus bases de datos.

    Razón Social:
    CARTOFLEX S.A.S.
    Oficina Principal:
    Transversal 42 No. 9-41. Bogotá – Colombia.
    PBX:
    (57-1) 3409532 - 31
    Página Web:
    www.cartoflex.co
    Email:
    responsable@cartoflex.co
  • 3. DEFINICIONES

    3.1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que la Empresa, o sus Encargados, lleven a cabo el Tratamiento de los Datos Personales del titular.

    3.2. Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato, generado por la Empresa, que ha sido puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, en el cual se le comunica la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.

    3.3. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, e incluye archivos físicos y electrónicos.

    3.4. Dato Personal: Según la Ley Estatutaria 1581 de 2012, es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

    3.5. Dato Público: Dato Personal calificado como público por la Ley o la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público.

    3.6. Dato Privado: Dato Personal que, por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular.

    3.7. Dato Sensible: Dato Personal cuyo uso afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

    3.8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

  • 4. ALCANCE

    Aplica para las bases de datos y archivos que contengan información personal de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona cuya información sea objeto de tratamiento por parte Cartoflex S.A.S.

    Aplica para los colaboradores de todas las áreas que en el ejercicio de sus funciones tratan datos personales de proveedores, clientes, colaboradores o cualquier otra persona natural.

  • 5. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y LA FINALIDAD DEL MISMO

    El tratamiento es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

    La información que recolecta Cartoflex S.A.S. en la prestación de sus servicios y en general en el desarrollo de su objeto social, es utilizada principalmente para identificar, mantener un registro y control de los proveedores, clientes, socios y colaboradores de la compañía.

    Tratamientos y Finalidades Generales de la Información:

    - Procesar.

    - Confirmar.

    - Cumplir.

    - Proveer los servicios y/o productos adquiridos directamente o con la participación de terceros.

    - Promocionar y publicitar nuestras actividades, productos y servicios.

    - Realizar transacciones.

    - Efectuar reportes con las distintas autoridades administrativas de control y vigilancia nacionales, policivas o autoridades judiciales, entidades financieras y/o compañías de seguros.

    - Fines administrativos internos y/o comerciales tales como: investigación de mercados, auditorias, reportes contables, análisis estadísticos o facturación.

    - Recolección.

    - Almacenamiento.

    - Grabación.

    - Uso.

    - Circulación.

    - Procesamiento.

    - Supresión.

    - Transmisión y/o transferencia a terceros países de los datos suministrados, para la ejecución de las actividades relacionadas con los servicios y productos adquiridos.

    - Registros contables.

    - Correspondencia.

    - Identificación de fraudes y prevención de lavado de activos y de otras actividades delictivas.

    Información de los Accionistas:

    - Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales.

    - Contactos.

    Información de los Proveedores y Acreedores:

    - Para fines comerciales.

    - Contabilización.

    - Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

    - Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas de terrorismo, abogados, etc.

    - Para realizar los procesos en que se encuentran vinculados los proveedores.

    - Cualquier otro uso que el proveedor autorice por escrito para el uso de su información.

    - Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

    Información de los Clientes:

    - Para fines comerciales.

    - Publicidad y mercadeo.

    - Contabilización.

    - Cumplimiento de obligaciones contractuales, por lo cual la información podrá ser transferida a terceros, tales como entidades financieras, notarías, listas de terrorismo, abogados, etc.

    - Cumplimiento de decisiones judiciales y disposiciones administrativas y legales, fiscales y regulatorias.

    - Transmisión de información y datos personales en procesos de auditorías.

    - Facturación.

    Información de los Empleados, Trabajadores Retirados, Pensionados y Candidatos a ocupar Vacantes:

    - Para fines pertinentes a la relación laboral (EPS, ARL, fondos de pensiones y cesantías, cajas de compensación familiar, etc.).

    - En el caso de los empleados con la suscripción del contrato laboral se entiende autorización expresa para darle Tratamiento a la información.

    - En el caso de requerimientos judiciales y legales.

    - Contabilización y pago de nómina.

    - Reclutar y seleccionar personal que ocuparán las vacantes.

    - Procesar, confirmar y cumplir con las obligaciones laborales legales y extralegales derivadas del contrato laboral.

    - Realizar transacciones.

    - Pago de beneficios extralegales.

    - Auditorias.

    - Análisis estadísticos.

    - Capacitación y formación.

    - Compartir los datos personales con entidades bancarias, aseguradoras, IPS, empresas que ofrezcan beneficios a nuestros trabajadores activos, entre otros.

    Cartoflex S.A.S. reconoce la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales que suministran las personas por lo cual está comprometida con su protección y el manejo adecuado, conforme al régimen legal de protección de datos personales y en particular a lo previsto en este aviso.


  • 6. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

    El tratamiento de la información incluye la recolección, almacenamiento, procesamiento, actualización, uso, circulación, transferencia y supresión de los datos personales que se suministren a Cartoflex S.A.S, de conformidad con lo previsto en Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que las modifiquen, sustituyan, desarrollen y/o complementen. Para el tratamiento de la información Cartoflex S.A.S podrá: (i) administrar la información recolectada en una o varias bases de datos según la forma y organización que estime conveniente, (ii) verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los Titulares de Información, con cualquier información de que disponga legítimamente, (iii) consultar y evaluar cualquier información que sobre los Titulares de Información se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, (iv) realizar las actividades correspondientes a los fines señalados en la sección anterior de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales y todas aquellas conexas a las mismas, y (v) compartir los estudios que realice sobre la base de la información recolectada con su matriz, las vinculadas a ella y con los aliados de negocios con los que establezca relación comercial o jurídica para el desarrollo de su objeto social.

    CARTOFLEX S.A.S tiene un compromiso con el adecuado manejo de la información que le suministran sus Clientes, Proveedores, Empleados y demás personas que tienen relación ella. Para el efecto, deberá velar por la conservación de la confidencialidad de aquella información que tiene carácter reservado.

    Para el cumplimiento de las obligaciones contractuales y de los niveles de servicio ofrecidos, Cartoflex S.A.S requiere transmitir datos personales a su matriz, entidades vinculadas a ella y a terceros que le presentan servicios de soporte y/o control para su correcto funcionamiento. Adicionalmente, Cartoflex S.A.S suministra, cuando se requiere, la información a sus asesores y consultores para el cumplimiento de las labores que se encomienden a ellos. La transferencia de información se realiza con base en acuerdos de confidencialidad a través de los cuales se protege la reserva de la información y el debido cumplimiento de la Presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

    De forma previa al tratamiento de los datos personales, Cartoflex S.A.S solicitará a los Titulares de la Información la autorización correspondiente de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, utilizando para el efecto el modelo anexo a ella.

    Cartoflex S.A.S está obligada a suministrar datos personales de los Titulares de la Información a entidades judiciales o administrativas y a entidades de control, previo requerimiento por parte de ellas. Así mismo, los datos personales de los titulares podrán ser conocidos en razón de procesos de auditoría externa por parte de los revisores fiscales, quienes tienen la obligación legal de mantener su confidencialidad.

    La información recolectada por Cartoflex S.A.S se conserva por el tiempo requerido por la normatividad aplicable.

  • 7. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

    Cartoflex S.A.S cuenta con procedimientos y herramientas tecnológicas que permiten una administración segura de la información recolectada y el funcionamiento de los controles para verificar el cumplimiento de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

    Igualmente, Cartoflex S.A.S cuenta con planes de contingencia orientados a mantener la continuidad de la operación y que le permiten administrar situaciones que puedan poner en riesgo la información recolectada.

    En este sentido es pertinente señalar que Cartoflex S.A.S cuenta con seguridades razonables para impedir el acceso no autorizado a sus sistemas de información, de tal suerte que terceros sin permiso no cuentan con la posibilidad de manipular los datos personales recolectados y almacenados por la Compañía. Únicamente las personas autorizadas por Cartoflex S.A.S pueden acceder a la información de conformidad con lo previsto en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

    Las bases de datos que administra Cartoflex S.A.S están almacenadas y protegidas en un servidor dentro las instalaciones de la Compañía, aislado de accesos no autorizados. La información puede ser consultada únicamente por las personas que tienen claves de seguridad asignadas, las cuales se entregan exclusivamente a los empleados de las áreas responsables de cada una de las bases de datos según se indica en la sección XVIII de la presente Política de Tratamiento. El área de sistemas de la Compañía es la encargada de la administración de estas bases.

    No obstante, lo anterior, Cartoflex S.A.S no será responsable por ataques informáticos y, en general, por cualquier acción que tenga como objetivo infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los datos personales, ya sea por la Compañía o por los terceros con los que ella tenga la relación contractual respectiva.

    Cartoflex S.A.S cumplirá con las instrucciones que en relación con medidas de seguridad determine la Superintendencia de Industria y Comercio conforme al artículo 19 del decreto 1377 de 2013 y las normas que lo complementen, desarrollen, modifiquen y/o sustituyan.

  • 8. DERECHOS DEL TITULAR

    El Titular es una persona natural cuyos datos personales son recolectados, almacenados o utilizados por el responsable del tratamiento. El Titular tendrá los siguientes derechos:

        a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente al Responsable, cuando los datos sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, e induzcan a error. En todo caso el Titular se obliga a suministrar información veraz.

        b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.

        c. Ser informado previa solicitud dirigida del responsable del tratamiento respecto del uso que se le han dado a sus datos personales.

        d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

        e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, siempre y cuando el Titular no tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

        f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento por parte del Responsable.

  • 9. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS, ACTUALIZACIÓN DE DATOS Y RECLAMOS

    Consultas:

    Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos de Cartoflex S.A.S.

    La consulta deberá ser formulada por el medio escrito bien sea mediante comunicación dirigida a la dirección Transversal 42 No. 9-41 Bogotá, o al correo electrónico responsable@cartoflex.co

    La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Reclamos:

    El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en la base de datos de Cartoflex S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en este documento o en la ley, podrán presentar un reclamo.

    El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a la dirección Transversal 42 No. 9-41 Bogotá, o al correo electrónico responsable@cartoflex.co , en la cual deberá informar: nombre e identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, correo electrónico, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.

    Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

    El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

    Requisito de Procedibilidad:

    El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Cartoflex S.A.S.

  • 10. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE PRIVACIDAD

    Cartoflex S.A.S. se reserva el derecho de efectuar en cualquier momento modificaciones o actualizaciones a esta Política de Privacidad, para la atención de novedades legislativas, políticas internas o nuevos requerimientos para la prestación u ofrecimiento de sus servicios o productos.

    Estas modificaciones estarán disponibles al público a través de la página web www.cartoflex.co

  • 11. ACEPTACIÓN

    Los Titulares de la información aceptan el tratamiento de sus datos personales conforme los términos de este Aviso de Privacidad, al momento de proporcionar sus datos.

  • 12. VIGENCIA

    Esta Política General de Privacidad es efectiva desde la fecha de su publicación en el mes Septiembre de 2018.